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Gestione degli ordini con Magento: la guida completa

Sei nuovo su Magento o hai un problema con la gestione degli ordini? Questa è una guida completa su tutto quello che riguarda la gestione degli ordini: creazione di ordini, spedizioni, note di credito e molto altro.

come gestire gli ordini con magento
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Molto spesso mi è capitato di seguire per tanto tempo clienti che non sapevano assolutamente niente sulla gestione degli ordini con Magento. Ho constatato che la maggior parte delle loro difficoltà si ripetono spesso, perciò ho deciso di creare questo utilissimo articolo per aiutare tutti coloro che hanno questo problema.

Questa è una guida completa rivolta agli store manager e a tutti coloro che si occupano comunque della gestione degli ordini e sono sicuro che dopo averla letta non avrai più nessun problema su questo tema.

Come si creano gli ordini

Accesso alla pagina degli ordini

Ci sono 2 modi per accedervi: puoi farlo attraverso la pagina degli ordini oppure attraverso la pagina dei clienti. Vediamone uno per uno.

Dalla pagina degli ordini

    1.  Nel pannello di amministrazione di Magento vai a Vendite -> Ordini.
    2. Clicca su Crea Nuovo Ordine in alto a destra.magento creare ordini
    3. Seleziona il cliente per il quale vorresti creare l’ordine. Se questo non è presente nella lista clienti, dovrai cliccare su Crea Nuovo Cliente.creare nuovo ordine cliente
    4. A questo punto seleziona il negozio dove vorresti creare l’ordine. selezione negozio per l'ordine magentoQuando un cliente è interessato alla gestione degli ordini, si crea un account che può essere presente in un solo store o anche negli altri. Questo dipende dall’impostazione che tu hai scelto su Condivisione Account dei Clienti. condivisione account clientePerciò la selezione di uno store determina non solo a quale lista potrai accedere quando devi creare un ordine, ma anche la lista delle attività dei clienti alle quali hai accesso.Se scegli un negozio nel quale un cliente non ha un account, il sistema ne creerà uno nuovo per ogni cliente, con una duplicazione delle informazioni prese dagli altri store.

    Dalla pagina dei clienti

    1. Vai su Clienti -> Gestisci clienti.
    2. Seleziona il cliente per il quale devi effettuare l’ordine e clicca su Modifica nella colonna Azione.gestione clienti ordine magento
    3. Clicca su  Crea Ordine.creare ordine clienti
    4. Seleziona il negozio nel quale vorresti creare l’ordine.

    Creazione di un ordine

    Vediamo ora nello specifico come creare un ordine, passo dopo passo.

    • Innanzitutto seleziona la Valuta degli Ordini dalla lista a cascata.
    • Puoi gestire le Attività recenti dei Clienti nella colonna a sinistra. Seleziona la casella a sinistra, se per tutti i prodotti vuoi togliere il carrello, la lista dei desideri, gli ultimi prodotti ordinati e gli altri, e seleziona la casella a destra per tutti i prodotti che vuoi aggiungere al tuo ordine. Ora puoi Aggiornare le Modifiche.
    • Per aggiungere prodotti che non sono nelle attività del cliente, clicca su Aggiungi Prodotti.creare nuovo ordine magento
    • A questo punto apparirà la lista completa dei prodotti disponibili nel negozio. Devi selezionare il prodotto desiderato e aggiungere la quantità, che puoi trovare sulla destra. Una volta fatto clicca su Aggiungi il Prodotto Selezionato all’Ordine. (NOTA: i prodotti configurabili e raggruppati non si trovano qui, in quanto questo metodo è solo per prodotti semplici)selezione prodotto magento
    • Ora la Sezione di Prodotti Ordinati dovrebbe contenere tutti i prodotti che hai appena scelto. Puoi modificare a tuo piacimento tanti parametri: prezzo, quantità, aggiungere uno sconto, aggiungere un messaggio regalo e puoi anche rimuovere qualsiasi cosa desideri. Una volta fatto, clicca su Aggiorna Prodotti e Quantità.articoli ordinati magento
    • Nelle sezioni Indirizzi di Fatturazione e Indirizzi di Consegna puoi inserire tutti i dettagli relativi al cliente.indirizzi di fatturazione e spedizione magento
    • Sotto seleziona il Metodo di Pagamento e quello di Spedizione.metodo di pagamento e di spedizione
    • Nella sezione Totale Ordine, puoi applicare un codice coupon o lasciare un commento.
    • Quando hai finito tutto questo, clicca su Invia Ordine.
    • Ora il tuo ordine è stato inviato con successo.

    Gestione degli ordini: opzioni delle vendite

    Sia che un ordine è stato creato da te o da uno dei tuoi clienti, ci sono vari aspetti della gestione degli ordini che bisogna saper gestire al meglio.

    Perciò in questa sezione andremo a vedere le fatture, le spedizioni e le note di credito.

    Opzioni delle fatture

    Come si crea una fattura

    Puoi creare una fattura semplicemente cliccando sul pulsante Fattura, che si trova in alto a destra nella pagina dell’ordine.creazione fattura ordine magento

    Per tutti gli ordini pagati con metodi di pagamento online, come Paypal, questo pulsante non apparirà se hai scelto “Vendita nel menù dropdown che si trova in Sistema -> Configurazione -> Metodi di pagamento. azione di pagamento magento

    Questo succede perché tramite questa opzione, Magento genererà automaticamente la fattura se la transazione con Paypal andrà a buon fine.

    Comunque, una volta cliccato sul pulsante fattura, ti ritroverai su una Pagina di Nuova Fattura. Quest’ultima assomiglia molto a quella di un ordine, ma ha alcuni campi in più che possono essere modificati. Quando si crea la prima fattura per un ordine, il costo della spedizione per l’intero ordine sarà incluso, indipendentemente da quanti prodotti sono stati inclusi.

    nuova fattura ordine magentoA questo punto, una volta creata la fattura, si può notificare il cliente della creazione della fattura. Cliccando sul pulsante in basso Invia Fattura invierai all’acquirente una copia in PDF.invia fattura ordine magento

    Fatture complete

    Quando una fattura è stata completata, la puoi trovare nella pagina di un ordine cliccando su Fatture nel menù a sinistra. Qui trovi la fattura relativa a quel prodotto. fattura completa Un altro modo è andare nella sezione Fatture che si trova navigando nel pannelo di amministazione del sito e qui troverai tutte le fatture emesse.elenco fatture complete

    Opzioni di spedizione

    Creare una spedizione

    Puoi creare una spedizione per un ordine cliccando sul pulsante Spedizione in cima alla pagina degli ordini. Da qui si aprirà una pagina per una Nuova Spedizione. Questa è simile alla pagina di un ordine completato, ma non include nessuna informazione sul prezzo e contiene alcuni campi in più che possono essere modificati.

    spedizioni magento

    •  Quantità da Spedire – Simile a una spedizione, ogni prodotto avrà un campo Quantità da Spedire, che sarà già riempito con la quantità totale nell’ordine che è ancora disponibile per essere spedito. Questa è uguale a tutta la quantità dell’ordine meno la quantà che già è stata spedita. Questa quantità può essere ridotta, ma non può essere aumentata in quanto è la massima quantità possibile per la spedizione.
    • Aggiungere un Numero per Tracciale la Spedizione – Il box delle informazioni della spedizione è un generatore del numero per il tracciamento. Un nuovo numero per la spedizione sarà aggiunto ogni volta che il pulsante viene premuto. Questi numeri si possono anche rimuovere dalle spedizioni tramite un apposito pulsante.
    • Proprio come un ordine, hai la possibilità di notificare il cliente l’avvenuta creazione della pratica di spedizione. Questo può essere fatto o spuntando il checkbox Copia Email della Spedizione oppure aggiungendo commenti nel campo Commenti della Spedizione.

    Spedizione completata

    Quando una spedizione è stata completata, puoi trovare informazioni su di essa attraverso due distinti percorsi.

    1) Nella pagine dell’ordine c’è un tab di spedizione che contiene una lista di tutte le spedizioni associate con quell’ordine.

    2) Un altro modo è di andare su Vendite -> Spedizioni e qui trovi tutte le spedizioni relative a tutti gli ordini.

    Ci sono alcune opzioni disponibili per le spedizioni completate.informazioni spedizioni

    • Invio delle Informazioni per Monitoraggio – Le spedizioni completate avranno un pulsante per il Codice del Monitoraggio in cima alla pagina.
    • Stampa – Hai l’opzione di stampare le infomazioni relative alle spedizioni usando il pulsante Stampa. Questo aprira un file .pdf che contiene tutto quello che deve essere stampato.
    • Commenti – Anche alle spedizioni è possibile aggiungere i commenti per informare i clienti dello stato di avanzamento della spedizione.

    Opzioni delle note di credito

    Ora in questa sezione andremo a vedere un altro aspetto importantissimo della gestione dei prodotti con Magento: le note di credito.

    Creazione di nuove note di credito

    Una volta che hai creato almeno una fattura, puoi creare le note di credito cliccando sul pulsante Note di Credito in cima alla pagina degli ordini. Il pulsante apparirà solo se almeno una fattura è stata creata. creazione nota di creditoCliccando su questo pulsante, si aprirà una pagina chiamata Nuova Nota di Credito. Questa pagina è molto simile alla pagina di un ordine completato, con alcuni campi addizionali che possono essere completati.note di credito magento

    • Quantità da rimborsare – Simile a una fattura, ogni linea di prodotto avrà un campo chiamato appunto Quantità da Rimborsare che sarà precompilato con la quantità totale nell’ordine meno la quantità che già è stata rimborsata.
      • Se il metodo di pagamento dell’ordine è un metodo offline, questa somma potrà essere ridotta, ma non può essere incrementata.
      • Se il metodo di pagamento dell’ordine è un metodo online, questo campo non potrà essere modificato perche Magento, al momento, non supporta capture multiple  per questo tipo di pagamento (comunque può essere personalizzato).

    Se la quantità cambia,per ricalcolare il prezzo, devi salvare i cambiamenti cliccando su Aggiorna Quantità. E’ presente anche una checkbox Ritorna al Magazzino. Attraverso questa voce, sarà possibile ri-aggiungere al magazzino la quantità restituita e aggiornare così l’inventario di ogni prodotto.

    Se invece il prodotto è danneggiato o comunque non può essere rivenduto non spuntare la checkbox (NOTA= la checkbox apparirà solo se hai abilitato il tuo inventario per Ridurre lo stock quando un ordine è emesso nella tab inventario nel sistema -> configurazione). Non puoi rimettere una quantita nello stock se precedentemente non era stata rimossa.inventario magento

    • Restituzione Spedizione – Questo è un campo che si trova nel box di tutti gli ordini. Il valore che inserisci qui sarà rimborsato dalla spedizione. Questo campo è precompilato con il totale nell’ordine che è disponibile per essere rimborsato. Questo corrisponde al totale della spedizione dell’ordine meno il rimborso della spedizione, che è quanto è stato già rimborsato. Come la quantità, il rimborso può essere ridotto ma non incrementato.
    • Regolazione Rimborso – Sotto al campo della restituzione della spedizione si può trovare il campo dell’aggiustamento del rimborso. Il valore che inserisci qui sarà aggiunto al totale come un rimborso aggiuntivo. Tuttavia, il valore aggiunto in questo campo, non potrà innalzare il rimborso totale più del il totale pagato.

    Regolazione Tariffa

    In questo campo verrà addizionato il valore che sarà sottratto al totale del rimborso, ma non sarà sottratto da nessun altro aspetto dell’ordine (spedizione, prodotti, etc..)

    note di credito ordini magento

    Conclusioni

    Se sei alle prime armi con la gestione degli ordini con Magento questo argomento può risultare difficile, ma con un pò di pratica e pazienza riuscirari a destreggiarti benessimo con tutti gli ordini.

    Spero che in questo articolo sia stato chiaro e se hai dubbi o domande non esitare a fammelo sapere nei commenti sottostanti.

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    • Andrea Zamboni

      Buongiorno, un informazione, è possibile fare in modo che magento invii in automatico le fatture al cliente, senza entrare nel panello di controllo e cliccare su invia fattura?

    • Claudio Pietraccini

      CIAO!
      vista l’estrema semplicità del vostro sistema di aiuto, vorrei chiedere come si può modificare lo stato di un ordine inserito da un cliente e poi fatturato e spedito non tramite Magento, perchè mi ritrovo gli ordini con stato “Pending Payment” che in realtà sono stati inviati e pagati in contrassegno
      Grazie e BuonaGiornata!

    • Serafino Millefiori Ferlita

      ciao ragazzi, prima di tutto, vi devo fare i complimenti per le guide e tutorial ben fatti. Vi chiedo una cosa … ho l’esigenza di personalizzare i numeri di ordine, fattura, spedizione, resi e in più se possibile modificare la creazione della fattura, quindi personalizzarla rispetto le esigenze aziendali. Qualche dritta in merito? grazie mille e viva Magentiamo!

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